Wie finde ich die richtige HR Interim-Manager:in? (5 Schritte)

HR Interim Management kann eine flexible Lösung bei kurzfristigen Personalengpässen und spezialisierten Projekten sein. In diesen fünf Schritten gelingt es, die richtige Person auszuwählen und erfolgreich ins Team zu integrieren.

Interim Management im Bereich HR ist heute für viele Unternehmen eine wichtige Lösung, wenn es darum geht, kurzfristige Engpässe oder Notfallsituationen zu überbrücken. Doch die Suche nach der perfekten Interim HR Manager:in gestaltet sich oft komplexer, als man zunächst denkt.

In diesem Artikel werde ich die fünf entscheidenden Schritte vorstellen, mit denen man die richtigen Interim HR Manager:in findet und erfolgreich ins Unternehmen integriert. Diese Anleitung basiert auf langjähriger Erfahrung und zeigt, wie Sie trotz Zeitdrucks eine qualitativ hochwertige Lösung erzielen.

Warum Interim HR Management?

Das Thema Interim Management wird meist dann relevant, wenn in einem Unternehmen eine akute Situation in der Personalabteilung entsteht – sei es durch den plötzlichen Weggang eines Mitarbeiters, eine Vakanz in der HR-Leitung oder ein dringendes Projekt, das zusätzliche Kapazitäten erfordert. Unternehmen stehen in solchen Fällen oft unter immensem Zeitdruck und neigen dazu, schnell Entscheidungen zu treffen, ohne sich ausreichend Gedanken zu machen, was genau benötigt wird.

Doch gerade in einer solchen Stresssituation ist es entscheidend, nicht einfach die erstbeste Interim Manager:in zu engagieren, sondern einen systematischen Prozess zu verfolgen, der sicherstellt, dass die Interim HR Manager:in perfekt zu den Anforderungen und zur Unternehmenskultur passt.

Um diese Herausforderungen bei der Suche zu meistern, bieten wir einen strukturierten Prozess an, der trotz Zeitdruck und anderen Stolpersteinen die genau passende Interim HR Manager:in identifiziert.

Herausforderungen bei der Suche

• Zeitdruck: Die Suche muss in kurzer Zeit erfolgen, da das Problem meist schon vor Wochen bestanden hat.
• Budgetrestriktionen: Klare Budgetvorgaben sind nötig, damit die Suche realistisch und zielgerichtet ist.
• Orientierungslosigkeit: Viele Unternehmen wissen nicht genau, wo und wie sie die passenden HR Interim Manager:in finden können.
• Großes Angebot: Der Markt für Interim Management ist mittlerweile sehr vielfältig, was die Auswahl erschwert.
• Fachliche Anforderungen: Zu oft werden diese zu oberflächlich betrachtet, was zu Fehlbesetzungen führen kann.

Die fünf Schritte zur perfekten Interim HR Manager:in

Im Folgenden erläutere ich die fünf wesentlichen Schritte, die man bei der Suche und Auswahl einer Interim HR Manager:in beachten sollte. Diese Schritte helfen, systematisch vorzugehen und die Qualität der Entscheidung zu sichern.

Laut einer aktuellen Studie von Wolkenrot nutzen Unternehmen für die Suche nach Interim HR Manager:innen vor allem vier Wege: Direktbeauftragung (45 %), Agenturen (22 %), Provider/Plattformen und Personalberater. Besonders häufig beginnen Unternehmen mit der Suche im eigenen Netzwerk (58 %), was oftmals eine kosteneffiziente und schnelle Lösung darstellt.

Während Agenturen und spezialisierte Anbieter meist schneller Resultate liefern und administrativ entlasten, benötigen Direktbeauftragungen oder Plattformlösungen mehr Eigenleistung, etwa bei Vertragsgestaltung und Auswahlprüfung.

Schritt 1: Ein HR Interim Management Profil erstellen

Der erste und wichtigste Schritt ist die genaue Definition des Stellen- und Anforderungsprofils. Dabei ist es entscheidend, zwischen einer regulären HR Manager:in und einer Interim Manager:in zu unterscheiden. Die Anforderungen an eine Interim Manager:in sind meist anders, weil die Aufgabe eine temporäre, sehr fokussierte und oft projektbezogene ist.

Die Interim Manager:in übernimmt keinesfalls alle Agenden einer angestellten HR Manager:in. Vielmehr konzentriert er sich auf die Kernaufgaben, die das Unternehmen schnell entlasten und voranbringen. Typischerweise werden Interim Manager:innen für etwa 25 Stunden pro Woche eingesetzt, da viele interne Kommunikations- und Verwaltungsaufgaben wegfallen.

6 wichtige Fragen vor der Suche

• Welche Rolle soll die Manager:in übernehmen? Geht es um eine Leitung, einen Businesspartner, Recruiter, HR Generalist oder Projektmanager?
• Handelt es sich um einen personellen Engpass oder ein fachliches Projekt? Müssen operative Aufgaben erledigt oder strategische Impulse gesetzt werden?
• Welche konkreten Aufgaben sind zu erfüllen? Welche Prioritäten haben diese Aufgaben, und wie viel Zeit wird dafür benötigt?
• Wie sieht die Hierarchie im Unternehmen aus? Wie viel Entscheidungsspielraum bekommt die Manager:in?
• Welche Infrastruktur steht zur Verfügung? Gibt es etwa IT-Zugänge, E-Mail-Adressen oder spezielle Tools?
• Wie schnell muss die Manager:in starten? Wie lange soll der Einsatz dauern?

Schritt 2: Die Suche nach der passenden HR Interim Manager:in

Nachdem das Profil klar ist, beginnt die eigentliche Suche. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, die je nach Situation und Netzwerk des Unternehmens genutzt werden können.

Empfehlungen aus dem Netzwerk

Die schnellste und oft sicherste Möglichkeit ist es, sich im eigenen HR-Netzwerk umzuhören. Kolleg:innen, die bereits Erfahrung mit Interim Management haben, können wertvolle Empfehlungen geben. Diese Methode spart Zeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines guten Matches.

Eigenständige Recherche

Wenn keine Empfehlungen vorliegen, kann die Suche über Online-Plattformen und soziale Netzwerke wie LinkedIn erfolgen. Hier kann gezielt nach Interim Manager:innen gesucht werden, die ihre Dienstleistungen anbieten. Allerdings ist dieser Weg zeitintensiv und erfordert viel Aufwand, um die richtigen Kandidat:innen zu identifizieren und zu prüfen.

Interim Management Provider

Interim Provider verfügen über eine Datenbank mit Interim Managern aus verschiedenen Fachbereichen. Sie schlagen Ihnen passende Profile vor, die die Auftraggeber:in bewerten und auswählen kann. Der Vorteil liegt in der schnellen Verfügbarkeit, der Nachteil darin, dass diese Provider oft nicht jede Manager:in persönlich kennen und der Auswahlprozess einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Personalberater

Personalberater übernehmen die Suche und Vorauswahl für Sie. Sie verfügen über ein Netzwerk und Expertise, was die Qualität der Kandidat:innen erhöht. Allerdings dauert der Prozess meist zwei bis drei Wochen, was in Notfällen zu lang sein kann.

Spezialisierte Interim HR Anbieter

Es gibt spezialisierte Unternehmen – Wolkenrot ist nur eines davon –, die sich ausschließlich auf Interim HR Management fokussieren. Diese Anbieter kennen die Kandidat:innen persönlich und verfügen über ein Netzwerk aus erfahrenen HR Interim Managern. Ein großer Vorteil ist hier die schnelle Reaktionszeit – oft können innerhalb von ein bis zwei Tagen passende Kandidat:innen vorgeschlagen werden.

Ein weiterer Vorteil spezialisierter Anbieter liegt in der Begleitung des Auswahlprozesses. Bereits vor der Suche unterstützen spezialisierte HR Interim-Anbieter dabei, das Problem präzise zu definieren und ein realistisches Anforderungsprofil zu erstellen.

Diese spezialisierten Anbieter bieten meist auch ein Forum, in der sich die Interim Manager:innen fachlich und sozial austauschen. Das schafft einen Mehrwert für alle Beteiligten und erhöht die Qualität der Dienstleistung.

Schritt 3: Vertragliche Gestaltung der Zusammenarbeit

Ist die richtige Interim Manager:in gefunden, folgt die vertragliche Absicherung der Zusammenarbeit. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten, um rechtliche Risiken, insbesondere im Hinblick auf Scheinselbstständigkeit, zu vermeiden:

Wer mit einem solchen spezialisierten Interim HR Anbieter arbeiten, profitiert außerdem dadurch, dass dieser die vertraglichen Rahmenbedingungen professionell gestaltet und Risiken minimiert.

Wichtige Punkte bei der Vertragsgestaltung

• Weisungsungebundenheit: Der Vertrag muss klarstellen, dass die Manager:in eigenständig und flexibel arbeitet, ohne Weisungen wie ein Angestellter.
• Gewerbeberechtigung und Versicherung: Die Manager:in sollte eine Gewerbeberechtigung besitzen und über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügen.
• Personenumgebundene Verträge: Der Vertrag sollte so gestaltet sein, dass er nicht an eine bestimmte Person gebunden ist. Das ermöglicht es, bei Ausfall der Interim Manager:in schnell Ersatz bereitzustellen.
• Flexibilität bei Laufzeit und Kündigung: Interim Management lebt von Flexibilität. Verträge sollten jederzeit kündbar sein und nicht an starre Laufzeiten gebunden.
• Vertragsart: Ob auf Tages- oder Stundensatzbasis gearbeitet wird, hängt von den individuellen Bedürfnissen ab. Stundensatzverträge bieten oft mehr Flexibilität.

Schritt 4: Das perfekte Onboarding einer Interim HR Manager:in

Das Onboarding einer Interim Manager:in unterscheidet sich deutlich von dem eines festangestellten Mitarbeiters. Interim Manager:innen bringen ihre Erfahrung mit und wissen, wie sie sich schnell in neue Projekte einarbeiten. Dennoch gibt es wichtige Rahmenbedingungen, die das Unternehmen schaffen muss, um den Einstieg zu erleichtern.

Ein gut organisiertes Onboarding trägt maßgeblich zum Erfolg des Interim Managements bei und sorgt für einen reibungslosen Start.

Wichtige Aspekte beim Onboarding

• Infrastruktur bereitstellen: E-Mail-Adresse, Computer, Handy und Zugang zu relevanten Systemen sollten frühzeitig organisiert werden.
• Datenschutz und IT-Sicherheit: Aufgrund der sensiblen HR-Daten ist oft eine separate Infrastruktur oder klare Zugriffsregelungen nötig.
• Interne Kommunikation: Die Manager:in sollte im Unternehmen vorgestellt werden, damit alle Mitarbeiter wissen, wer er ist, welche Rolle er hat und welche Aufgaben er übernimmt.
• Einarbeitung und Übergabe: Wenn möglich, sollte eine kurze Einschulung erfolgen. Interim Manager:innen sind aber darauf trainiert, auch ohne umfangreiche Übergaben schnell handlungsfähig zu sein.

Schritt 5: Begleitung und erfolgreiche Zusammenarbeit

Der Start des Interim-Projekts ist erst der Anfang. Für den Erfolg ist es entscheidend, die Zusammenarbeit aktiv zu begleiten und regelmäßig Feedback auszutauschen.

Bei Zusammenarbeit mit spezialisierten Interim HR Anbietern gibt es meist eine zusätzliche Betreuung durch sogenannte Relationship Manager:innen. Diese sind Bindeglied zwischen Unternehmen und Interim Manager:in, holen Feedback ein, koordinieren bei Bedarf weitere Ressourcen und stellen sicher, dass das Projekt reibungslos verläuft.

Erfolgsfaktoren bei der Zusammenarbeit

• Regelmäßige Abstimmung: Der Auftraggeber sollte in engem Kontakt mit der Interim Manager:in bleiben, um den Fortschritt zu verfolgen und bei Bedarf steuernd einzugreifen.
• Feedback-Schleifen: Offener Dialog hilft, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
• Eigeninitiative der Interim Manager:in: Eine gute Interim Manager:in übernimmt nicht nur operative Aufgaben, sondern bringt auch beratende Impulse ein und gibt Feedback zur Organisation.
• Einbindung in das Team: Die Manager:in sollte sich gut integrieren und Ansprechpartner für Kolleg:innen sein.
• Strategische Themen ansprechen: Je nach Ebene und Kompetenz kann die Manager:in auch strategische Fragestellungen bearbeiten und Know-how aus anderen Branchen einbringen.

Fazit: HR Interim Management lässt sich erfolgreich gestalten

Die Suche und Integration einer Interim HR Manager:in ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die systematisch angegangen werden sollte. Trotz Zeitdrucks ist es wichtig, die fünf Schritte – Profildefinition, Suche, Vertragsgestaltung, Onboarding und Begleitung – sorgfältig zu durchlaufen, um die passende Interim Manager:in zu finden und erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Die Interim HR Manager:in ist nicht nur eine kurzfristige Lösung für Engpässe, sondern kann auch ein wertvoller Partner sein, der durch seine Erfahrung und Flexibilität maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen kann.

Die Autorin

Anita Stadlmann ist Managing Partnerin und Mitgründerin von Wolkenrot. Neben ihrer Tätigkeit im Interim HR war sie als Vortragende und Trainerin sowie FH-Lektorin aktiv. In ihrer Freizeit widmet sie sich mit Leidenschaft der Landwirtschaft.

anita.stadlmann@wolkenrot.at