In der heutigen dynamischen Geschäftswelt stehen Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen, die eine schnelle und professionelle Reaktion nötig machen – insbesondere im Bereich Human Resources.
Ob bei grundlegenden Veränderungen im Unternehmen, plötzlichen Personalausfällen oder neuen regulatorischen Anforderungen: Nicht immer sind die internen Ressourcen ausreichend, um diese Veränderungen erfolgreich zu meistern. Genau hier kann eine Interim HR Manager:in eine wertvolle Unterstützung bieten.
Doch wann genau ist der richtige Zeitpunkt, eine Interim-Manager:in im HR-Bereich zu engagieren? In diesem Artikel stelle ich 6 klare Anzeichen vor, die darauf hinweisen, dass die Einbindung einer erfahrenen Interim-Manager:in sinnvoll oder notwendig ist.
1. Wesentliche Geschäftsveränderungen erfordern spezialisiertes HR-Know-how
Unternehmen durchlaufen immer wieder Phasen großer Veränderungen: Fusionen, Übernahmen, Umstrukturierungen oder Phasen schnellen Wachstums. Gerade in solchen Situationen ist das HR-Management gefordert, flexibel und kompetent zu reagieren. Die Anforderungen an die Personalabteilung ändern sich rapide, und es gilt, rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten, die Mitarbeiterkommunikation sensibel zu gestalten und neue Strukturen effizient zu integrieren.
Ein internes HR-Team, das bisher vor allem in stabilen „Schönwetterphasen“ gearbeitet hat, stößt hier häufig an seine Grenzen. Eine angestellte HR-Manager:in hat nicht immer die Erfahrung, komplexe M&A-Prozesse, Restrukturierungen oder große Wachstumsphasen professionell zu begleiten. Hier setzt das Interim-Management an: Eine erfahrene HR-Interim-Manager:in bringt spezielles Wissen und Fingerspitzengefühl mit, um diese Situationen erfolgreich zu steuern.
Interim HR Management unterstützt bei
- Unternehmenskäufen und -verkäufen: Beim Kauf oder Verkauf eines Unternehmens ist es wichtig, die Mitarbeiter:innen in den neuen Strukturen zu integrieren und den Übergang rechtlich und kommunikativ sauber zu gestalten.
- Fusionen und Umstrukturierungen: Diese Prozesse erfordern nicht nur rechtliches Know-how, sondern auch eine klare Kommunikationsstrategie, um den Mitarbeiter:innen Sicherheit zu geben und die Motivation hochzuhalten.
- Wachstumsphasen: Schnelles Wachstum bringt neue Herausforderungen mit sich, etwa bei der Rekrutierung, Onboarding oder der Anpassung von HR-Prozessen.
Eine Interim-Manager:in kann punktgenau für die Dauer dieser Veränderungen eingesetzt werden und verfügt über die notwendige Erfahrung, um Fehler zu vermeiden, die teuer werden können – etwa im Arbeitsrecht oder bei der Mitarbeiterkommunikation.
„Wenn Veränderungen schneller kommen, als das HR-Team reagieren kann, ist es Zeit für eine Interim Manager:in.“
Julie Gruber, Wolkenrot
2. Abgänge von HR-Mitarbeiter:innen
Ziel: Kontinuität sichern und Übergänge managen
Der plötzliche oder geplante Weggang von HR-Mitarbeiter:innen stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Besonders kritisch sind Abgänge in Schlüsselpositionen, wie der HR-Leitung oder in zentralen Bereichen der HR-Administration und HR-Operations. Diese Vakanzen führen oft zu einer spürbaren Lücke, die nicht einfach intern aufgefangen werden kann.
Interne Mitarbeiter:innen, die zusätzlich Aufgaben übernehmen müssen, sind häufig überfordert oder verfügen nicht über das nötige Spezialwissen. Dies führt zu Mehraufwand, Stress und im schlimmsten Fall zu Fehlern, die sich negativ auf die gesamte Organisation auswirken können – etwa Verzögerungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Fehler bei der Personalverwaltung.
Das leisten Interim HR Manager:innen
- Überbrückung von Vakanzen: Eine Interim-Manager:in kann sofort einspringen und sorgt für eine reibungslose Fortführung aller HR-Prozesse.
- Vermeidung von Überlastung: Die bestehenden Mitarbeiter:innen werden entlastet und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
- Chance für interne Entwicklung: Interim-Manager:innen können als Sparring-Partner interne Talente zu fördern und entwickeln.
Gerade bei der HR-Leitung ist es entscheidend, keine längeren Vakanzen entstehen zu lassen. Eine unbesetzte Führungsposition führt oft zu Unsicherheiten im Team und kann die gesamte HR-Funktion destabilisieren. Interim-Manager:innen sind hier die ideale Lösung, da sie kurzfristig verfügbar sind, Führungsverantwortung übernehmen und für Stabilität sorgen.
3. Instabilität im HR-Team
Ziel: Führung sichern und Teamzusammenhalt stärken
Instabilität im HR-Team ist ein ernstzunehmendes Warnsignal. Wenn die Führung fehlt oder Mitarbeiter:innen sich überfordert und nicht wertgeschätzt fühlen, steigt die Gefahr von Fehlzeiten, innerer Kündigung oder Fluktuation. Gerade in turbulenten Zeiten steht die HR-Abteilung oft unter großem Druck – sowohl von der Geschäftsleitung als auch von den Mitarbeiter:innen.
Die HR-Funktion befindet sich häufig in einer „Sandwichposition“, in der sie unterschiedliche Interessen ausbalancieren muss. Hier braucht es eine Führungskraft mit der nötigen Erfahrung, Empathie und Durchsetzungsfähigkeit, um das Team zu stabilisieren und die Motivation hochzuhalten.
Das leisten Interim HR Manager:innen
- Führungslücken schließen: Eine Interim-Manager:in kann schnell einspringen und als Führungskraft agieren.
- Teamzusammenhalt fördern: Durch gezielte Maßnahmen und Kommunikation stärken Interim-Profis das Team und sorgen für eine positive Arbeitsatmosphäre.
- Krisenmanagement: Interim-Manager:innen kennen schwierige Situationen und sind erfahren darin, als „Feuerwehr“ zu agieren und kurzfristig Stabilität zu schaffen.
4. Regulatorische Veränderungen
Ziel: Compliance sicherstellen und Risiken vermeiden
Die regulatorischen Anforderungen an Unternehmen und speziell an die HR-Abteilung steigen kontinuierlich. Neue gesetzliche Vorgaben, wie ESG-Richtlinien (Environmental, Social, Governance), Datenschutzbestimmungen oder Regelungen zur Lohn- und Gehaltstransparenz, erfordern spezialisiertes Wissen und die Fähigkeit, Veränderungen schnell und korrekt umzusetzen.
Gerade in Zeiten, in denen sich Rahmenbedingungen häufig ändern, ist es für interne HR-Teams kaum möglich, alle fachlichen Anforderungen zeitnah und umfassend abzudecken. Das Risiko von Fehlern ist hoch, und diese können teuer werden oder das Unternehmensimage schädigen.
Das leisten Interim HR Manager:innen
- Fachwissen auf Abruf: Interim-Manager:innen bringen aktuelles Know-how mit und entlasten das interne Team.
- Schnelle Umsetzung: Sie implementieren neue Vorgaben effizient und sorgen für die notwendige Dokumentation und Kommunikation.
- Risikominimierung: Fehler und daraus resultierende Strafen werden vermieden.
5. Probleme bei Mitarbeiterbindung und Motivation
Ziel: Ursachen identifizieren und Strategien entwickeln
Sinkende Mitarbeitermoral, steigende Fluktuation und Schwierigkeiten bei der Rekrutierung neuer Talente sind häufig erste Anzeichen dafür, dass im Unternehmen etwas nicht stimmt. Diese Herausforderungen können vielfältige Ursachen haben – von unzureichender Führung über schlechte Kommunikation bis hin zu fehlender Wertschätzung oder unklaren Karriereperspektiven.
Externe Interim-Manager:innen kann hier eine neutrale und professionelle Perspektive einbringen. Sie analysieren die Situation, identifizieren die Ursachen und entwickeln gemeinsam mit der Unternehmensleitung Strategien, um das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter:innen zu verbessern.
Das leisten Interim HR Manager:innen
- Externe Analyse: Neutraler Blick von außen deckt verborgene Probleme auf.
- Beratung und Umsetzung: Interim-Manager:innen entwickeln Maßnahmen und begleiten deren Einführung.
- Fokus auf Führung: Häufig sind Führungsthemen zentral für Mitarbeiterzufriedenheit. Eine Interim-Manager:in kann hier reflektieren und Impulse geben.
Die Kombination aus Beratung und operativer Umsetzung macht Interim-Management zu einem besonders effektiven Instrument, um Mitarbeiterengagement nachhaltig zu stärken.
6. Bedarf an Spezialprojekten oder Fachwissen
Ziel: Externes Know-how gezielt einsetzen
HR ist ein sich ständig weiterentwickelndes Feld. Neue Technologien, Trends und gesetzliche Anforderungen verlangen immer wieder Spezialwissen, das intern nicht immer vorhanden ist. Ob Digitalisierung von HR-Prozessen, Einführung neuer Software, KI-Anwendungen, Gehaltsmanagement oder Recruiting-Optimierung – es gibt zahlreiche Projekte, die spezielles Know-how erfordern.
Interim-Manager:innen bringen genau dieses Fachwissen mit und können Projekte schnell und effizient umsetzen. Das Unternehmen profitiert von einem Wettbewerbsvorteil, ohne langwierige Einarbeitungsphasen oder teuren Wissensaufbau.
Das leisten Interim HR Manager:innen
- Digitalisierung und Software: Einführung und Optimierung neuer HR-Systeme.
- Prozessoptimierung: Audits und Neugestaltung von HR-Abläufen.
- Innovative Themen: Einsatz von KI, moderne Recruiting-Methoden oder Employer Branding.
- Strategische Begleitung: Interim-Manager:innen fungieren auch als Sparring-Partner für das Management.
Diese Projekte sind oft zeitlich begrenzt und benötigen HR-Spezialist:innen, die sofort einsatzbereit sind. Interim-Management ist hier die ideale Lösung, um flexibel und effektiv zu agieren.
Fazit: HR-Interim-Management als strategischer Erfolgsfaktor
Die 6 beschriebenen Anzeichen – wesentliche Geschäftsveränderungen, Abgänge von HR-Mitarbeiter:innen, Instabilität im HR-Team, regulatorische Veränderungen sowie Probleme bei Mitarbeiterbindung und Motivation – zeigen klar, wann es sinnvoll ist, eine HR-Interim-Manager:in ins Unternehmen zu holen. Ergänzend dazu kann der Bedarf an Spezialprojekten oder Fachwissen den Einsatz von Interim-Management notwendig machen.
Erfahrene HR-Interim-Manager:innen bringen nicht nur operative Unterstützung, sondern auch strategische Impulse und wertvolles Know-how mit. Sie sorgen für Kontinuität, Stabilität und Compliance und helfen, das HR-Team zu entlasten und weiterzuentwickeln.
Gerade in einer von Unsicherheiten und schnellen Veränderungen geprägten Zeit ist Interim-Management ein unverzichtbares Instrument, um die Herausforderungen im Personalbereich professionell und erfolgreich zu meistern. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Lösung setzen, sichern sich einen klaren Wettbewerbsvorteil und schaffen die Basis für nachhaltigen Erfolg.
Die Autorin
Julie Gruber ist Geschäftsführerin von Wolkenrot. Seit über 20 Jahren ist sie im HR-Management tätig, sie ist Gründerin von mehreren Unternehmen. Mit Wolkenrot hat sie innovative Ansätze für Zusammenarbeit und Organisation entwickelt. Ihre Arbeit ist geprägt von den Prinzipien New Work und Female Leadership.